Une marchandise terminée n’est pas toujours prête à être enlevée. L’emballage, les documents et l’accès au site doivent être préparés ensemble. Cette liste aide à organiser la remise de l’envoi et à limiter les questions de dernière minute.
Vérifiez l’emballage et les unités de chargement
Assurez-vous que l’emballage convient aux marchandises et à la manutention convenue. Vérifiez les palettes, les dommages visibles et les restrictions de gerbage indiquées. Contrôlez le nombre d’unités, leurs dimensions extérieures et leur poids brut après préparation. Si l’emballage est instable ou abîmé, recherchez une solution avant l’arrivée du véhicule.
Distinguez emballage et arrimage
L’emballage et l’arrimage dans le véhicule ont des fonctions différentes. La Commission européenne rappelle qu’une charge non arrimée peut se déplacer, tomber ou déstabiliser le véhicule. Convenez à l’avance des responsabilités de chargement et d’arrimage ainsi que des moyens nécessaires. Le dispositif précis dépend des marchandises et du véhicule.
Préparez des documents cohérents
Vérifiez la concordance entre la commande et les documents de transport : expéditeur, destinataire, adresses, description et quantités. Une lettre de voiture CMR peut s’appliquer au transport routier international et atteste le contrat de transport. Précisez avec votre interlocuteur les documents nécessaires selon l’itinéraire et les marchandises.
- Coordonnées de l’expéditeur, du destinataire et adresses.
- Description, nombre d’unités et poids de l’envoi.
- Références de commande et instructions de remise.
- Documents supplémentaires selon les marchandises et le trajet.
Coordonnez les intervenants aux deux adresses
Confirmez les horaires, le quai, l’accès du véhicule et le matériel disponible. Communiquez le téléphone d’une personne qui connaît l’envoi. Prévenez le destinataire du contenu de la livraison et des moyens nécessaires au déchargement. Transmettez uniquement les coordonnées professionnelles utiles.
Effectuez une dernière vérification à la remise
Comparez les unités effectivement remises avec les documents. En cas d’écart, de dommage visible ou de changement de conditions, informez rapidement votre interlocuteur et consignez les faits selon la procédure convenue. Conservez ensemble les documents et la confirmation de remise.
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